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新时期档案管理与办学水平互鉴研究
发布时间:2016.07.06    新闻来源:档案室   浏览次数:

学校档案工作的取向是为办学服务,其工作水准和服务质量好坏也当由办学工作来鉴证。普通高中星级评估是江苏省教育厅、省评估院对普通高级中学实施的一种等级鉴定,是推动高中教育办学水平的全面提高的良好手段。在星级高中的创建和复查评估工作中,需要大量档案作为办学工作的依据,在评估过程中,学校档案为办学评估工作提供佐证,办学评估也为学校档案工作进行鉴证,在互鉴中档案工作的质量优劣和需要进步方向易见明朗。深入研究这一互鉴过程能为学校档案工作发展找到准确的穴位。万博manbetx手机版于2004年由国家级示范性普通高中转评为省四星级普通高中。学校遵循“以评促建,以评促改,以评促管,评建结合,重在建设”的方针,注重内涵发展,使学校成为一所教育质量高,社会声誉好,文化底蕴浓厚的江南名校。评估工作要求是对学校办学水平、队伍建设、管理水平、教学质量、社会影响力等方面的一次总检阅,要求做到有据可查。十多年来,在两次普通高中星级复评过程中,学校对照验收标准,提供详尽的档案,档案工作经历了深度检验,促使学校档案工作于2008年实现了一次质的飞越,达到江苏省四星级档案工作规范化单位,成为苏州市教育系统首家达省四星级的学校。

在三次办学质量评估中,档案工作从多个方面提供佐证,检验了档案工作对历史鉴证能力,也暴露了不少档案工作的软肋、瑕疵和缺失,显露的问题成为学校档案工作改进的方向和路径。

一、         档案佐证办学水平评估的方式分析

《评估标准及评价细则》要求,学校按标准对近年来的工作进行了自查、自评,内容分办学条件、队伍建设、素质教育、管理水平、办学绩效等五大方面,共25条指标项目。在撰写自评报告过程中,需要全面详实的档案材料提供信息内容和作为佐证材料,具体有:

1.提供综合性材料和汇编材料。评估专家对每条指标项目涵盖的内容都有细致明确的要求,学校按照每一条目分部门撰写“自评概述”、“基础数据”。“自评概述”是运用简洁明了的文字对具体实践过程和成效加以阐述,如办学条件“自评概述”中写道“办学历史悠久,办学规模适中,班级学额规范”,办学历史需要学校基本概况、组织沿革、校史、年鉴等汇编材料加以印证,办学规模、班级学额就需要教育行政部门下达的招生计划文本、新生录取审批表及学生名单等加以说明,而“基础数据”是按照评估统计口径或者基层统计年报以数字形式呈现的能够反映现状的常态数据,文字、数据保持前后一致,相互补充,做到事事有依据,件件有佐证。

本次提供的档案数量多、内容广,纸质、实物类占百分之七十多,电子类占近百分之三十。通过深入研究评估工作中对档案信息的需求发现,纸质档案中,学校对教育科研类利用量居多,说明新时期对教育科研类档案的需求量在增加,提供内容涉及教学资料、教学改革、科研成果、学术交流等,一些教案、论文论著、校本教材、学术报告等均在教师个人发展性材料中反映,是教师在教育科研工作中实践形成的,是与学校发展同步并逐渐积累起来的反映教师队伍建设的重要成果资料,也是评估工作中许多个指标项中需要展现的必要材料,这就要求学校档案管理重心当转移到教学档案的积累和个人发展档案的完善工作中去。

2.提供归档目录索引。在撰写评估报告中,提供档案目录索引能为“自评概述”、“基础数据”添砖加瓦,具有凭证作用。一条索引由“资料名称”、“形成时间”、“档案卷宗编号”、“归档部门”等构成。档案卷宗编号即归档号,一件一号,一本一卷,利用者可以通过归档文件目录的检索、案卷目录填写“附件索引”,可以在不同指标条目中重复运用,但不可一件多号,一卷重号。对相关部门产生的原始记录材料也需自行按部门归类、编号,每个环节做到细致规范,从而保证提供索引的质量。

就检索情况而言,评估中大部分材料能够准确提供,但仍有百分之三十提供的材料少规范,或资料不够完整,或分散在各部门,或因为著录问题而查不到,甚至需要通过回忆补充完善的也有。电子时代,对各种目录索引的广泛运用对档案管理带来了巨大冲击,数字化档案利用率高,比纸质文档传播速度更为方便和快捷,以数字作为存储方式导致对室藏档案的数字化建设提出更高要求,归档目录著录的准确性贯穿于档案本身的整个生命周期,不仅要核对、分析、组织和著录文件归档时的信息,而且还要主动获取文件归档前的背景信息,这样才能达到档案著录的规范、正确,让归档目录索引准确地为利用者提供服务。

3.提供重要电子档案上传。评估中要求提供部分重要档案电子文本,是验证性和释疑性的必传电子文档,通过压缩上传评估网站接受预评,这些材料需标明具体名称、形成时间和背景,如“四星级普通高中复审整改材料”,需要提供复审结果的批文,整改形成的电子报告,具体整改措施及成效等一整套材料,以电子报表、扫描件、图片等形式呈现,供专家审查,这就需要档案人员平时深入研究评估内容,挖掘多种门类中的重要电子档案,注意电子文件的维护和保管,有针对性的整合、加工是必要的。所以,加强纸质文件与电子文件同步归档工作不仅能确保档案信息的真实性、完整性,还能让检索利用更快捷,使得档案的凭证作用真正得以发挥。

4.提供档案的原件或复制件。评估工作的最后一关是现场督查。对办学水平的评估没有以档案资料作支撑,再好的自评报告也会显得空洞乏力,就达不到评估检查的真正目的。作为评估材料的整理者,不失时机地以迎评为切入点,深入研究评价指标及标准内涵,把所需要提供材料和数据进行梳理,主动提供给相关部门利用是必需的。从提供的1438/件档案材料来看,形式、门类多样,有纸质的,也有电子的,是自评概述的撰写依据,是基础数据和附件索引的有力支撑,反映了学校办学工作的方方面面,是能衡量学校教育教学质量、管理水平和进行教学质量评价的可靠资料。学校按“附件索引”中的档案卷宗编号顺序打印成纸质材料,已做好扫描链接的一部分直接打印成复制件,一部分提供原件,对档案材料进行分类、整合、装盒,使验收材料实现再次归档入藏。

因此,评估中各个指标项目是否达到内涵标准要求,需通过实践过程中极有力的相关档案和各部门形成的原始记录来佐证,而归档的质量将直接影响受检材料的分类提供利用,成为检阅学校办学管理水平的关键,最终成为能否顺利通过评估的重要因素。

二、对照评估标准在自评自查中发现档案管理存在问题

为了迎接专家组对我校的四星级复查评估,根据专家组提供的意见及建议,相关人员对《评估标准及评价细则》反复学习、研读,特别是学习已通过评估学校的先进经验后,在自评自查中找到了差距,并发现了一些共性问题:

一是收集时机未能把握好。如果收集工作不到位,档案工作便成为“无米之炊”。档案收集有时效性,有的涉及部门多,形成的材料相对分散,多数是因为档案形成的时间较长,导致收集不及时。当后期整理或需要时,却发现找不到了,再去部门里找,材料往往不完整了。平时对学校工作不关注,及时收集意识不强,没有根据材料的形成周期掌握好学校工作的最新动态,甚至“闭门造车”,是导致上述现象发生的主要因素。

二是归档范围调整不及时。归档保管期限的制订和调整,需要对本单位形成的材料进行深入调查研究,需要随学校工作同步调整,而不少学校多年沿用老的归档范围,学校增设了新的职能部门,上级下达了新规定,但归档范围没有同步更新调整,结果造成一部分档案永久性丢失,由于难以找到原件,只能通过回忆来勉强凑合,这种补充缺失档案的做法很容易被误认为是“造假”,影响档案材料的真实性,阻碍档案工作的发展。

三是档案工作方式被动。学校面临越来越多的验收、评估和督导工作,虽然档案意识有所提升,但重教学、科研工作,轻档案管理的现象仍在基层单位普遍存在。学校档案员很少全程参与评估工作,对材料需求得不到传达,更谈不上主动服务,由此导致每迎接一次验收档案员就很被动,工作效能得不到提升。虽然职能部门配有兼职档案员,但也是徒有虚名,责、权不能落实到人,许多应转化成档案保存的资料未保存,材料保管随意性强,移交工作不主动,给收集带来困难,致使档案管理处在无足轻重的境地。

四是学校特色档案不足。据评估要求,在“素质教育”指标项中提到“有丰富的课程资源和校本课程”,实际上,学校设有综合实践活动、研究性学习和社区活动,但形成的基础性、拓展性、研究性相结合的材料很少,缺乏学生的作品、成果、感想等能够说明问题的操作性材料,这些最能反映学校特色建设的档案资料甚少。再如:声像、实物类档案匮乏,编研工作达不到要求,导致档案室的作用没有得到充分发挥。

三、以重视星级评估为途径,加强学校档案管理的对策

在迎接星级评估工作中发现,完整、规范的档案不仅能把学校过去各项工作系统而准确地展现出来,有力地证明学校改革和发展中工作汇报和提供材料的真实性和客观性,而且还是对学校档案管理质量的全面检阅。因此,以评促管,进一步改进学校档案管理工作是十分必要的。

(一)重视档案队伍建设,发挥“传、帮、带”作用

每个领域都需要人才,档案队伍的整体状况,很大程度上决定着这个领域、这个部门、这个单位的兴衰,档案人才队伍建设是档案事业发展的基础工作。必须因地制宜,利用教育人才集中的优势,在档案事业发展实际的基础上,针对档案队伍现状,采取切实有效的措施,建立一支骨干档案队伍。

随着档案工作要求的不断提高,档案人员队伍的整体文化程度也有明显提升。大部分档案人员不满足于自身知识现状,通过各种途径完成更高层次的学历进修和职称评定,通过上岗培训和继续教育,不断拓宽自我发展空间;但就目前而言,对档案人才的培养机制还不够完善。为推进档案工作科学发展,不断提升档案人员创新能力,就必须在档案行业中完善培养机制。可以制订相关评选条例,通过评先创优来提升档案人员的专业技能和科研能力;对评选出的档案学科带头人、档案能手等,进一步完善考核与管理细则,明确相关职责,提升其工作效能。还可以通过开展业务讲座、理论研讨、基本功比赛等形式,搭建良好平台,帮助一批新档案员解决技术层面上的问题,并为他们充分发挥作用创造良好工作氛围和有利条件。还可以充分发挥学科带头人、档案能手的示范作用,通过“传、帮、带”,努力打造一支高水平的档案骨干队伍,从而为档案事业发展提供人才保障。

(二)加强特色档案收集,丰富室藏档案种类

审视五年来我校所积累的档案材料,尽管档案管理水平在评优创星中得到提升,但在收集上仍有疏漏,这意味着还要在档案管理精细化方面下一番功夫。学校走特色化发展之路,档案归档范围也应随之不断调整,收集上也应有针对性地选择能够突出学校办学特色的材料。例如:我校的“虞山文化”课程基地,是我校依托常熟虞山文化,打造具有虞山特色的学校课程文化,突出乡土主题教育,对常熟的风土人情、历史掌故、人文景观等乡土文化进行相对集中的融合,开展特色教育。现学校创建的虞山文脉馆主要展示常熟名门家族文化和地方科举文化,虞山文化课程校本选修探究活动室,在研学活动中产生的探究成果将成为庞大的特色教学管理资源,涉及的种类也会有所增加;参与课程的文学、艺术和教育专家创作或授课过程产生的教育科研类过程性操作资料,是能充分反映学校多元化发展特色、具有珍贵保存价值的教学管理资源,都应有选择性地转化为档案资源加以及时收集和保存。能以校园文化特色作为门类充入收藏,并且把这类档案收集好,整理好,利用好,对促进学校工作以及扩大学校影响有着不可估量的作用。

档案收集除了接收各类资料外,还可以对名师、名生、名校友展开征集。这类资料能够记载学校发展历史,证明学校教育成果,反映学校办学实力和教学水平等,将丰富学校档案的内涵。由于第一手材料的原始性,加上信息分散,给征集工作带来困难。对此,我们可以通过学校联络办,充分利用网络、报刊、电视等多种形式进行征集,对一批优秀骨干教师、优秀学生、著名校友在工作、学习、生活、社会活动中的成果资料,运用通讯或走访等形式进行广泛征集,通过筛选、浓缩、汇编成册,充入室藏档案中,便于后人借鉴、学习,让档案真正发挥存史育人的作用。

(三)强化档案服务观念,突显档案利用价值

评估过程中的材料工作是繁琐的,非档案工作者是难以体会的。只有通过一次评估,亲历材料整理和提供的过程,才会感受到档案工作不是一朝一夕之功,需要整个档案队伍的共同协作,而迎接评估就是增强档案服务观念的最佳时机。

档案的价值在于利用,要让档案工作从后台走向前台,更好地发挥作用,就必须增强其服务功能。材料的整理就是通过把分类的档案材料进一步细化并落实到档案管理人员,按要求整理出材料目录,主动提供给职能部门的过程。因为档案人员对材料熟悉,能使学校在准备评估材料时少走弯路,加快工作进程。一段文字、一个数据、一件索引,它所需的支撑材料都是靠平时一点一滴收集积累起来的,而要将每一个对应材料都找准确,还需要每一位职能负责人、档案工作者平时对评估方案的认真学习,以及细致入微的研究。这就要求档案工作者全程参与材料的收集、整理、分类、编目,变“被动工作”为“主动服务”,提高有效利用率。要深入研究一次评估对一所学校档案信息的需求,随时掌握和跟踪对档案需求的新趋势,以便对档案信息的利用做到准而快;要不断在工作中思考,对经常性利用的材料进行加工、整理、编辑,做好档案编研工作,更直接、快捷、方便地满足利用者的需求,使档案能为学校领导决策服务,为教学和科研服务,为学校评估等各项事业服务。

(四)搞好校史挖掘宣传,实现利用功能拓展

学校档案本身是学校各种活动中形成的文件材料,是学校在建设和发展中逐步形成的,是价值形态变化的产物,充分挖掘档案室藏资源,用文字记录下这段历史,实现档案利用功能的拓展已成必需校园文化建设需要搭平台、有抓手,注重载体建设,两者可以有机结合,形成教育合力。

编写反映学校发展的校史著作。档案工作者必须时刻提醒自己做个有心人,要善于挖掘,对历史资料加以编研。校史是通过挖掘具有代表性的历史资料集档而成书,反映办学历史,纪念曾在学校工作、学习的教工和学生,表达对那段教育史的崇敬。可以通过详实的档案记载,以图文并茂的形式,增添历史感,再用客观的语言去描述;配合简要的档案解读,以求在档案材料的字里行间,充分反映学校独有的办学理念、办学成就、优秀的师资队伍等特点,宣扬前辈精神,激发师生才智;通过宣传校史让学生们了解办学的心路历程,感受前辈精神,珍惜当下美好。

充实和完善校史陈列室。依托所据有的档案材料,以部分有典型意义的实物档案,以爱国主义教育为出发点,以现代电脑处理技术为依托,生动、直观地再现学校悠久的办学历史、学术思想、育人风范和卓著成果。组织师生参观校史陈列室,也可以把校史以展板的形式展示于师生较多的地方,弥补课堂教育的不足,让真实生动的史料感染师生,使师生更直接地受到熏陶和鼓舞。通过这样的方式,学校一方面可以加强传统的人文建设,另一方面挖掘校史,找出特色,加以传承发扬,促进具有校本特色的人文精神的培养。

综上所述,一流的学校需要一流的档案管理。亲历一次评估,培养一批档案人,服务一所学校发展;而档案见证历史,又能促进办学管理水平的提升,起到互鉴互推的作用。作为档案工作者,应该珍惜评估创优带给我们的全面检阅档案管理水平的机会,评改结合,才能全面促进学校档案事业的可持续发展,最终为学校精细化管理水平谱写新篇章。

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